5 λογισμικό αυτοματισμού της ατζέντας για το χρονοδιάγραμμα και το σχεδιασμό των επιχειρηματικών συναντήσεων

Οι συναντήσεις αποτελούν μέρος της καλλιτεχνικής κουλτούρας και αν σας αρέσει ή όχι όταν το αφεντικό σας καλεί, δεν θέλετε να δείτε μια ειδοποίηση "Αναπάντητης κλήσης". Όλες οι συναντήσεις έχουν κάποια ατζέντα για να συζητήσουν και επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι εσείς και η ομάδα σας βρίσκεστε στην ίδια σελίδα.

Αν και συμφωνούμε ότι οι συναντήσεις είναι σημαντικές για τις επιχειρήσεις, είναι επίσης γεγονός ότι μπορεί επίσης να είναι βαρετό και χάσιμο χρόνου αν δεν προγραμματιστεί σωστά.

Ένας αποτελεσματικός τρόπος διεξαγωγής μιας συνάντησης είναι να βεβαιωθείτε ότι ο οικοδεσπότης έρχεται καλά προετοιμασμένος με την ατζέντα του συνεδρίου. Ωστόσο, η δημιουργία μιας αποτελεσματικής ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων απαιτεί ο οικοδεσπότης να οργανώνει, να επικοινωνεί και να παρακολουθεί με άλλα μέλη της ομάδας.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι οι συνομιλίες περιορίζονται στην ημερήσια διάταξη και όλοι γνωρίζουν το ρόλο τους στην αίθουσα συνεδριάσεων.

Το λογισμικό αυτοματοποίησης της ατζέντας μπορεί να σας διευκολύνει. Αυτά τα εργαλεία είναι σχεδιασμένα για ημερήσιες συνεδριάσεις για να σας βοηθήσουν να διεξάγετε παραγωγικές συναντήσεις χωρίς να σπαταλάτε πολύτιμο χρόνο επαναλαμβάνοντας το ίδιο θέμα ξανά και ξανά.

Σε αυτό το άρθρο, δοκιμάσαμε και απαριθμήσαμε το καλύτερο λογισμικό αυτοματισμού της ατζέντας που μπορεί να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε, να οργανώσετε και να οργανώσετε μια παραγωγική συνάντηση σε λιγότερο χρόνο για να επιτύχετε τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα.

Εργαλεία αυτοματοποίησης ατζέντας για τα Windows 10

1

Αποτελεσματικό ημερολόγιο (συνιστάται)

• Τιμή - Δωρεάν δοκιμή 30 ημερών / 27, 96 δολάρια

Το αποδοτικό ημερολόγιο είναι ένας προγραμματιστής εργασιών, ένας προγραμματιστής και μια υπενθύμιση που είναι διαθέσιμη για τα Windows καθώς και για τα smartphones. Πρόκειται για εφαρμογή πολλαπλών πλατφορμών, η οποία σημαίνει ότι μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην εργασία που δημιουργήθηκε στον υπολογιστή σας στο smartphone σας και αντίστροφα.

Τα συμβάντα ημερολογίου είναι εύκολο να δημιουργηθούν. Έρχεται επίσης με λειτουργίες και ενότητες συμβάντων για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το χρόνο. Οι προβολές πολλαπλών ημερολογίων σάς επιτρέπουν να οργανώσετε και να παρακολουθείτε καλύτερα τα γεγονότα με προβολή ημερών, εβδομάδων, μηνών και χρόνων. Η υπενθύμιση εργασιών μπορεί να ρυθμιστεί και να προγραμματιστεί ώστε να υπενθυμίζεται την ακριβή ώρα και ημέρα.

Η εφαρμογή για κινητά είναι ελεύθερη για λήψη και σας επιτρέπει να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε γεγονότα από οπουδήποτε. Ο συγχρονισμός λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο διατηρώντας τα πάντα συγχρονισμένα όπου χρειάζεστε.

Το αποδοτικό Ημερολόγιο χρησιμοποιεί την πρώτη αρχή Πρώτη αρχή που σας επιτρέπει να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες και τα γεγονότα με βάση τη σημασία. Ο ενσωματωμένος επεξεργαστής εγγράφων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εγγραφή σχολίων για συμβάντα και εργασίες.

Σε περίπτωση που κάποιο από τα συμβάντα διαγραφεί κατά λάθος, το Αποδοτικό Ημερολόγιο διατηρεί τα συμβάντα στον Κάδο Ανακύκλωσης που μπορεί να αποκατασταθεί με ένα μόνο κλικ. Για να μοιραστείτε το ημερολόγιο με άλλα μέλη της ομάδας, το λογισμικό έχει μια λύση διακομιστή, αλλά απαιτεί πρόσβαση στο σχέδιο αποτελεσματικού ημερολογίου δικτύου.

Το αποδοτικό ημερολόγιο είναι ένα απλό αλλά σταθερό εργαλείο ημερολογίου το οποίο είναι καλύτερο για τη διαχείριση ημερολογίου και εργασιών.

• Κάντε λήψη τώρα Εκτεταμένη έκδοση δωρεάν ημερολογίου

2

OrgScheduler

• Τιμή - Δωρεάν δοκιμή / 29, 95 δολάρια

Ο OrgScheduler είναι ένα καθολικό πρόγραμμα προγραμματισμού και συνεδριάσεων λογισμικού για άτομα, γραφεία, επιχειρηματικές εκδηλώσεις με ευέλικτα χαρακτηριστικά. Πρόκειται για λογισμικό υψηλής ποιότητας, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δωρεάν δοκιμή για να δοκιμάσετε το λογισμικό.

Το περιβάλλον χρήστη του OrgScheduler μοιάζει με το UI του Microsoft Outlook που του δίνει μια οικεία εμφάνιση.

Μπορείτε να εισαγάγετε συμβάντα και υπενθυμίσεις από το Outlook και να τα εξάγετε σε μορφές του Outlook, Text, HTML, XML και Excel. Σε αντίθεση με το αποδοτικό ημερολόγιο, ο OrgScheduler σάς επιτρέπει να ανταλλάσσετε δεδομένα με άλλες εφαρμογές, όπως οι εφαρμογές Apple iCal, Microsoft Exchange Server και Android, κ.λπ.

Άλλες λειτουργίες της εφαρμογής περιλαμβάνουν πάνω από 149 συμβάντα χρωματισμού για να δώσουν προτεραιότητα στα γεγονότα με βάση τη σημασία, την υπενθύμιση έναρξης και λήξης συμβάντος, πολλαπλών θεμάτων και εργαλείου επανάληψης συμβάντων.

Ο OrgScheduler σάς επιτρέπει να στέλνετε συναντήσεις, υπενθυμίσεις και προσκλήσεις μέσω e-mail και SMS σε συναδέλφους και φίλους. Μπορείτε να προστατεύσετε τα δεδομένα μέσω κρυπτογραφημένου κωδικού πρόσβασης και να εκτυπώσετε αναφορές χρησιμοποιώντας το Design Designer με κομψά σχέδια.

• Πάρτε τώρα OrgScheduler

3

MeetingBooster

• Τιμή - Δωρεάν δοκιμή / Προσαρμοσμένη τιμολόγηση

Το MeetingBooster είναι ένα λογισμικό διαχείρισης συνεδριάσεων που χρησιμοποιείται από μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις για να χειριστεί τον προγραμματισμό, την επεξεργασία της ατζέντας, την παρακολούθηση του χρόνου και να εξορθολογίσει τις διαδικασίες συνάντησης.

Το MeetingBooster προσφέρει δωρεάν δοκιμή. Ωστόσο, δεν υπάρχει σαφής τιμολόγηση στον επίσημο ιστότοπο. Οι ενδιαφερόμενοι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν με δωρεάν δοκιμή ή να κλείσουν ένα webinar για να λάβουν λεπτομέρειες σχετικά με τις τιμές.

Πρόκειται για ένα σύστημα διαχείρισης συσκέψεων που βασίζεται σε σύννεφο, το οποίο απλοποιεί τις εργασίες πριν από την συνάντηση, τις συναντήσεις και μετά την συνάντηση.

Για την προετοιμασία της συνάντησης, προσφέρει δυνατότητες προγραμματισμού, ενσωμάτωση με το Outlook και το ημερολόγιο Google, επαγγελματικό επεξεργαστή ατζέντας για αλλαγές τελευταίας στιγμής καθώς και τη δυνατότητα να εκχωρήσετε τα καθήκοντα προετοιμασίας στα μέλη της ομάδας.

Το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην αίθουσα συνεδριάσεων του γραφείου σας ή εξ αποστάσεως για μια εικονική συνάντηση. Μπορείτε να καταγράφετε γρήγορα τις σημειώσεις, να διαθέτετε στοιχεία δράσης που περιλαμβάνουν την ενσωμάτωση λίστας εργασιών του Outlook, ετικέτες έργου, πίνακα ελέγχου κατάστασης εργασιών και αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις στοιχείου ενέργειας.

Το MeetingBooster είναι μια λύση για επιχειρήσεις που έχει σχεδιαστεί για να εξορθολογίζει τις διαδικασίες συνάντησης και να ευθύνεται για το προσωπικό σας χωρίς να χρειάζεται να ακολουθείται συνεχώς.

Λάβετε το MeetingBooster

4

nTask

• Τιμή - Δωρεάν / Pro $ 3, 99 ανά χρήστη ανά μήνα

Αν έχετε χρησιμοποιήσει το Trello και το Asana για τη διαχείριση εργασιών, δοκιμάστε nTask. Πρόκειται για ένα δωρεάν πρόγραμμα που βασίζεται σε σύννεφο και το λογισμικό διαχείρισης συνάντησης που σας επιτρέπει να δημιουργείτε λίστες ελέγχου και επίσης να συνεργάζεστε με ομάδες έργου, να μοιράζεστε αρχεία και πολλά άλλα.

Το ελεύθερο σχέδιο προσφέρει πέντε χώρους εργασίας, έως 10 μέλη πρόσβασης σε κάθε χώρο εργασίας, έως 5MB αρχειοθέτηση αρχείων, 200 MB αποθήκευσης, απεριόριστη εργασία και συναντήσεις, φύλλα εργασίας ομάδας, μέχρι και 5 δημιουργία έργου και πολλά άλλα.

Αν αναβαθμίσετε το πρόγραμμα, όλες οι λειτουργίες αναβαθμίζονται στο απεριόριστο σχέδιο ενώ το μέγεθος του συνημμένου αρχείου αυξάνεται στα 200 MB.

Το nTask προσφέρει έναν απλό πίνακα εργασιών που σας επιτρέπει να δημιουργείτε συμβάντα ημερολογίου, να εκχωρείτε εργασίες σε μέλη της ομάδας, να δημιουργείτε εύκολες αναφορές, να ορίζετε προτεραιότητα εργασιών, να δημιουργείτε μία φορά και να επαναλαμβάνετε επαναλαμβανόμενες εργασίες και εργασίες κωδικού χρώματος για ευκολότερη ταξινόμηση.

Μπορείτε να μοιραστείτε τη λίστα εργασιών με άλλα άτομα με δημόσιο σύνδεσμο. Η εύχρηστη λίστα ελέγχου των υποχρεώσεων σας επιτρέπει να αναφέρετε στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν με την ημερομηνία λήξης.

Μπορείτε να ελέγξετε την κατάσταση της εργασίας, να προσθέσετε σχόλια για ανατροφοδότηση, να δημιουργήσετε ζητήματα εργασιών και να εκχωρήσετε κίνδυνο και να προσθέσετε υπενθυμίσεις εργασιών για να ολοκληρώσετε το έργο πριν από την προθεσμία.

Το nTask είναι ένα απλό αλλά ισχυρό λογισμικό διαχείρισης εργασιών και συσκέψεων και το γεγονός ότι προσφέρει έναν δωρεάν λογαριασμό με όλα τα χαρακτηριστικά του σχεδίου πριμοδότησης (αν και περιορισμένο σε κάποιο βαθμό) καθιστά την ιδανική επιλογή για μικρές ομάδες και νεοσύστατες εταιρίες. Μπορείτε πάντα να κάνετε αναβάθμιση στο πρόγραμμα προβολής καθώς η ομάδα σας αρχίζει να αναπτύσσεται στο μέλλον.

Λάβετε το nTask

5

Meeting.gs

• Τιμή - Δωρεάν δοκιμή / $ 12 μηνός

Από τον προγραμματισμό και την οργάνωση συναντώνται για τη διαχείριση των υλικών των συνεδριάσεων, της ημερήσιας διάταξης και των σημείων δράσης, το Meeting.gs είναι ίσως το αγαπημένο χρήστη για τις λειτουργίες της συνάντησης της ατζέντας και την ενσωμάτωση εφαρμογών τρίτου μέρους.

Η taskboard επιτρέπει στα μέλη της ομάδας σας να προγραμματίσουν συνάντηση μαζί σας. Η προσωπική σελίδα προγραμματισμού μπορεί να μοιραστεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε έναν ιστότοπο. Με την ολοκλήρωση του ημερολογίου, όλα τα νέα καθήκοντα και τα χρονοδιαγράμματα συσκέψεων συγχρονίζονται με την εφαρμογή ημερολογίου σας.

Είναι μια λύση που βασίζεται στο web Το Meeting.gs είναι προσβάσιμο από τον υπολογιστή σας καθώς και smartphones, tablet και άλλη συσκευή με σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης στο Internet και σύνδεση στο Internet. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις σχετικά με τις ενημερώσεις συναντήσεων και να ανταποκρίνονται στις αιτήσεις συνάντησης εν κινήσει.

Το Meeting.gs υποστηρίζει την ενσωμάτωση τρίτου μέρους, συμπεριλαμβανομένων των εφαρμογών Google Docs όπως το Ημερολόγιο Google, τις Επαφές Google και το Google Drive και το Microsoft Office 365 που περιλαμβάνει το Outlook, το Live People και το Microsoft OneDrive.

Για την απομακρυσμένη επικοινωνία, το Meeting.gs μπορεί να χρησιμοποιηθεί με εργαλεία ζωντανής επικοινωνίας, όπως Skype για κλήσεις συνδιάσκεψης, κλήσεις Microsoft Lync, Google Hangouts και άλλα εργαλεία συσκέψεων μέσω διαδικτύου με δημόσιους συνδέσμους.

Όλη η συνάντηση είναι οργανωμένη και χωρίζεται ανάμεσα στις καρτέλες Προσεχώς και Παρελθόν. Μπορείτε να παρακολουθείτε τις συναντήσεις και να τις διαχειρίζεστε σε χρονοδιάγραμμα, να δείτε εργασία που σχετίζεται με τη σύσκεψη, καθώς και να κάνετε προεπισκόπηση και να απαντάτε στα αιτήματα συνάντησης.

Οι ημερήσιες διατάξεις του συνεδρίου μπορούν να επεξεργαστούν για να προσθέσουν σχόλια και να ανεβάσουν συνημμένα τα μέλη. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να προβάλλουν το προφίλ των ενεργών χρηστών και του προφίλ μελών που επισκέφθηκαν στο παρελθόν στη σελίδα.

Το Meeting.gs λέγεται ότι είναι η καλύτερη λύση χρονοδιαγράμματος συνάντησης. Ωστόσο, προσφέρει περισσότερα από απλά χαρακτηριστικά γνωρίσματα προγραμματισμού και διαχείρισης εργασιών. Πάρτε το λογισμικό για μια περιστροφή χρησιμοποιώντας τη δωρεάν δοκιμή για να δείτε αν αυτό μπορεί να τερματίσει το κυνήγι σας για ένα λογισμικό ημερήσιας διάταξης συνεδρίασης.

Λάβετε Συνάντηση

Τι είναι στην ατζέντα σας;

Προσπαθήσαμε να κρατήσουμε τη λίστα σύντομη και να μην σας μπερδέψουμε με πάρα πολλές επιλογές, αλλά φροντίσαμε να συμπεριλάβουμε λογισμικό διαχείρισης συνεδριάσεων σε επίπεδο επιχείρησης καθώς και σε επίπεδο διαχείρισης εκκίνησης βασισμένο στη χρήση τους.

Η πιθανότητα είναι ότι κανένα από αυτά τα λογισμικά συσκέψεων δεν μπορεί να ικανοποιήσει όλες σας τις ανάγκες, σε μια τέτοια περίπτωση αναζητήστε μια ελεύθερη εναλλακτική λύση για το έργο που δεν υποστηρίζεται από το λογισμικό εδώ και επιλέξτε εκείνο που ελέγχει τα περισσότερα από τα κουτιά δεξιά τη λίστα κάδων σας.

Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών και συσκέψεων δεν είναι μόνο επωφελές για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί από τους σπουδαστές για ομαδική μελέτη και διαχείριση έργων, freelancers που πάντα δυσκολεύονται να διαχειριστούν καθημερινά τα καθήκοντά τους, δικηγόρους, διευθυντές έργων, προγραμματιστές και νεοσύστατες επιχειρήσεις επιτρέπουν να χάνουν εκατοντάδες ώρες κάθε μήνα για να ικανοποιήσουν τον προγραμματισμό και τον προγραμματισμό.

Τι πρόβλημα προσπαθείτε να επιλύσετε με λογισμικό διαχείρισης εργασιών και συναντήσεων; Ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια.