6 λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας στο γραφείο

Η εμφάνιση του cloud storage έχει εξαλείψει σωστά το άγχος του χειρισμού του χαρτιού. Ως εκ τούτου, οι εργοδότες είναι σε θέση να εξοικονομήσουν χρόνο και ταυτόχρονα να βελτιώσουν τη ροή εργασίας. Έτσι, εάν προσπαθείτε να μειώσετε τη χρήση εγγράφων σε χαρτί και να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα, βρίσκεστε στη σωστή θέση. Αυτό το άρθρο σάς παρέχει έξι από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων για να διαλέξετε.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, γνωστό και ως Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων (DMS), είναι προγράμματα υπολογιστών ειδικά σχεδιασμένα για τον εντοπισμό, τον εξορθολογισμό και τη διαχείριση εγγράφων και ροής εργασιών, με κύριους στόχους τη μείωση του φόρτου εργασίας και την επιτάχυνση της ροής εργασίας.

Ακολουθήστε αυτήν την ανάρτηση για να δείτε μια ολοκληρωμένη εικόνα για μερικά από τα καλύτερα διαθέσιμα εργαλεία για τη διαχείριση εγγράφων.

Ποιο είναι το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για υπολογιστή;

1

eFileCabinet

Το eFileCabinet είναι αναμφισβήτητα το κορυφαίο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων σήμερα. Είναι κατασκευασμένο για να διευκολύνει την αποθήκευση, την ανάκτηση και την κοινή χρήση αρχείων γραφείου. Η λειτουργία του λογισμικού, ωστόσο, υπερβαίνει τη διαχείριση εγγράφων, καθώς είναι επίσης εξοπλισμένη με εργαλεία λογιστικής και διαχείρισης προσωπικού.

Το eFileCabinet φιλοξενεί δύο παραλλαγές υποστήριξης: την έκδοση επιτραπέζιου υπολογιστή (συμβατή με τα Windows 10) και την έκδοση για κινητά, ειδικά σχεδιασμένη για κινητές συσκευές.

Αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων φιλοξενεί μια λειτουργία γνωστή ως "cloud-view", η οποία επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων τους στο cloud, απευθείας μέσω της πλατφόρμας του λογισμικού. Με αυτό, οι χρήστες μπορούν εύκολα να προβάλλουν και να εξάγουν αρχεία μέσω οποιασδήποτε συσκευής, υπό την προϋπόθεση ότι αυτή η συσκευή είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο.

Επίσης, το eFileCabinet εκπληρώνει κάθε απαραίτητη βιομηχανική συμμόρφωση, συμπεριλαμβανομένων των SEC, HIPAA, FINRA και άλλων τυποποιημένων απαιτήσεων.

Επιπλέον, το λογισμικό λειτουργεί πολύ καλά με την SecureDrawer, μια μοναδική λειτουργία κοινής χρήσης, η οποία χρησιμεύει ως τελική πλατφόρμα κοινής χρήσης αρχείων μεταξύ εσάς και των πελατών σας. Είναι σε θέση να ενσωματωθεί άψογα με ποικιλία λογισμικού τρίτων κατασκευαστών όπως το MS Outlook, ασφαλή ηλεκτρονική υπογραφή, σαρωτές, εκτυπωτές και άλλα.

Lastl, . Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων eFileCabinet προσφέρει τόσο υπηρεσίες σε απευθείας σύνδεση όσο και υπηρεσίες επί τόπου. Το λογισμικό προσφέρει δωρεάν δοκιμή δύο εβδομάδων σε νέους χρήστες, μετά από την οποία μπορούν να εγγραφούν σε ένα πληρωμένο πρόγραμμα με αρχική τιμή $ 15.

Κατεβάστε το eFileCabinet

2

OpenKM

Το OpenKM είναι, χωρίς αμφιβολία, ένα από τα πιο δημοφιλή λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά. Πρόκειται για ένα εξαιρετικά ευέλικτο λογισμικό διαχείρισης επιχείρησης, το οποίο είναι κατασκευασμένο για να εκτελεί εργασίες γραφείου, που κυμαίνονται από τη διαχείριση εγγράφων έως την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών έως τις διοικητικές λειτουργίες.

Το εργαλείο είναι ειδικά σχεδιασμένο για υπολογιστές με Windows. Ωστόσο, μπορεί επίσης να έχει πρόσβαση μέσω ενός πλήθους άλλων λειτουργικών συστημάτων για επιτραπέζιους υπολογιστές, όπως το Linux.

Βασικά, το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων φιλοξενεί ένα δυναμικό σύνολο ενοτήτων, οι οποίες εκτελούν όλες τις λειτουργίες διαχείρισης του λογισμικού. Ορισμένες από αυτές τις λειτουργικές μονάδες περιλαμβάνουν: Ηλεκτρονική τιμολόγηση, Ηλεκτρονική υπογραφή, Κρυπτογραφία (για κρυπτογράφηση και αποκρυπτογράφηση αρχείων), Barcode, Mail Archiver και πολλά άλλα.

Επίσης, ο ευέλικτος σχεδιασμός του λογισμικού του επιτρέπει να ενσωματώνεται άψογα σε συναφή εργαλεία γραφείου όπως το AutoCAD, το WordPress, το Google Drive, το Microsoft Office και πολλά άλλα. Διαθέτει επίσης ένα pluggable σύστημα ελέγχου ταυτότητας, το οποίο μπορεί να συνδεθεί με εξωτερικές βάσεις δεδομένων ή διακομιστές όπως SQL, Oracle, MySQL και λίγες άλλες.

Με βάση τα προαναφερθέντα, οι χρήστες έχουν την ευκαιρία να εξορθολογίσουν ολόκληρη τη ροή εργασίας τους για να βελτιώσουν την αποδοτικότητα. Ως εκ τούτου, αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων θεωρείται από πολλούς ως περισσότερο από ένα λογισμικό διαχείρισης έργου από ένα συνηθισμένο διαχειριστή εγγράφων.

Το OpenKM προσφέρει δύο βασικά σχέδια στους νέους χρήστες: OpenKM Community και OpenKM Professional . Ο πρώτος είναι διαθέσιμος δωρεάν (με περιορισμένα χαρακτηριστικά), ενώ ο τελευταίος, με πιο ισχυρά χαρακτηριστικά, είναι ένα αμειβόμενο σχέδιο και προσφέρεται με προσφορά (προσαρμοσμένη τιμολόγηση).

Για να λάβετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το σύστημα του λογισμικού και τις απαιτήσεις λήψης, συνδεθείτε στον ιστότοπο λήψης του OpenKM.

Κατεβάστε το OpenKM

3

Πρότυπο

Το Templafy είναι αναμφισβήτητα ένα από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά σήμερα. Πρόκειται για ένα εργαλείο κοινής χρήσης, το οποίο έχει σχεδιαστεί για την αποτελεσματική αποθήκευση, ανάκτηση και κοινή χρήση εγγράφων γραφείου. Πρόκειται για μια πλατφόρμα που βασίζεται σε νέφος και υποστηρίζει όλες τις μορφές συστημάτων πληροφορικής και κινητών συσκευών.

Για ευκολία, υπάρχουν επίσης εκδόσεις για επιφάνεια εργασίας (συμπεριλαμβανομένων των Windows) και smartphones (εφαρμογές για κινητά).

Βασικά, το Templafy διευκολύνει την αποθήκευση των αρχείων και την ομαδική συνεργασία, εξαλείφοντας τη συμβατική, διαφορετική διαδικασία εργασίας σε διαφορετικές πλατφόρμες.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων εξομαλύνει όλα τα απαραίτητα εργαλεία στο χώρο εργασίας, ειδικά εργαλεία δημιουργίας εγγράφων όπως το MS Office, σε μια ενιαία πλατφόρμα, παρέχοντας έτσι μια ενοποιημένη ροή εργασίας.

Επιπλέον, το Templafy φιλοξενεί μια αρκετά εύχρηστη διασύνδεση, γεγονός που το καθιστά ιδανικό σε περιβάλλον εργασίας χαμηλής τεχνολογίας, καθώς κάθε μέλος της ομάδας είναι σε θέση να παρέχει ανατροφοδότηση, να μοιράζεται αρχεία και να δημιουργεί έγγραφα με απίστευτη ευκολία.

Όλα αυτά διοχετεύονται μέσω μιας μόνο τροφοδοσίας και παρακολουθούνται από το admin (εργοδότης), για να διασφαλίζεται κάθε απαίτηση και τα πρότυπα ποιότητας πληρούνται.

Τέλος, όπως τα πιο ανθεκτικά εργαλεία χρησιμότητας, το Templafy δεν είναι φθηνό. Στην πραγματικότητα, είναι βολικά ένα από τα πιο ακριβά λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά. Διατίθεται με σταθερό επιτόκιο συνδρομής $ 355 το μήνα. Ωστόσο, υπάρχει δωρεάν δοκιμαστική περίοδος πριν από την πλήρη εγγραφή. Επισκεφθείτε την επίσημη ιστοσελίδα τους για περισσότερες πληροφορίες.

Κατεβάστε το Templafy

4

SutiDMS

Το SutiDMS, ένα προϊόν της SutiSoft, είναι ένα από τα πιο ολοκληρωμένα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά. Είναι εξοπλισμένο με μια σειρά από εργαλεία για τη διαχείριση και οργάνωση εγγράφων, την κοινή χρήση αρχείων, τη διατήρηση αρχείων και τη βελτίωση της ομαδικής συνεργασίας.

Πρόκειται για ένα διαδικτυακό, web-based λογισμικό που υποστηρίζεται σε όλο το σκάφος και σε επιτραπέζιες και κινητές συσκευές.

Επιπλέον, το SutiDMS διαθέτει ένα σύνολο εργαλείων πολλαπλών λειτουργιών, τα οποία περιλαμβάνουν έναν τροποποιημένο πίνακα οργάνων, βιβλιοθήκη εγγράφων, καταγραφή εγγράφων OCR, πολλαπλές ενσωματώσεις (με MS Outlook, Gmail και Yahoo Mail), συγχώνευση αρχείων, αρχειοθέτηση και διατήρηση εγγράφων, eSignature και φόρουμ μεταξύ άλλων.

Το λογισμικό βασικά χρησιμεύει ως το απόλυτο αποθηκευτικό χώρο, όπου μπορείτε να διατηρήσετε όλα τα έγγραφά σας και η λειτουργικότητά του μέσω διαδικτύου σας εξασφαλίζει την πρόσβαση και την ανάκτηση εγγράφων ανά πάσα στιγμή.

Παρ 'όλα αυτά, αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων προσφέρει μια τιμολόγηση των επιχειρήσεων, η οποία είναι διαθέσιμη με απόσπασμα.

Υπάρχουν δύο χαμηλότερα σχέδια: το σχέδιο Premium και το επαγγελματικό σχέδιο . Το Επαγγελματικό σχέδιο έχει σχεδιαστεί για μέγιστο αριθμό χρηστών 10 και διατίθεται με χρέωση $ 18 ανά Χρήστη (ανά μήνα). Το σχέδιο Premium, από την άλλη πλευρά, προορίζεται για μια οργάνωση μέσης κλίμακας με λιγότερους από 500 υπαλλήλους και διατίθεται σε ποσοστό 20 $ ανά χρήστη (ανά μήνα).

Μεταφορτώστε SutiDMS

5

FileHold

Το FileHold είναι μια πλήρως ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης εγγράφων, η οποία ενσωματώνει διαφορετικά σύνολα λειτουργιών για να παρέχει στους χρήστες μια κεντρική αποθήκευση και απλοποιημένη διαδικασία εργασίας. Το λογισμικό είναι ένα από τα λίγα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων, τα οποία είναι ειδικά σχεδιασμένα για Windows 10 PC και άλλες εκδόσεις των Windows (7/8 / 8.1). Παρόλα αυτά, μπορεί να προσπελαστεί μέσω προγραμμάτων περιήγησης ιστού σε υπολογιστές Linux και Mac.

Οι λειτουργίες του λογισμικού ταξινομούνται ως "πρότυπο", "προαιρετικό", "προσαρμοσμένο" και "σάρωση εγγράφων & απεικόνισης". Ορισμένες από αυτές τις δυνατότητες περιλαμβάνουν τη συλλογή μεταδεδομένων (ετικέτες εγγράφων), ημερολόγιο, ηλεκτρονικές φόρμες, eSignature, OCR (server side), αυτόματη συμπλήρωση, καταγραφή SmartSoft και πολλά άλλα.

Επίσης, το FileHold φιλοξενεί τη δυνατότητα ενσωμάτωσης με ένα σύνολο λογισμικών τρίτων όπως το MS Office, το MS Active Directory, το MS SharePoint και πολλά άλλα. Όλα αυτά διευκολύνουν την αποθήκευση, ανάκτηση και κοινή χρήση αρχείων, καθώς και τον συντονισμό της ροής εργασιών.

Τέλος, το FileHold προσφέρει δύο βασικά σχέδια τιμολόγησης. FileHold Express και FileHold Enterprise. Το σχέδιο Express απευθύνεται σε μικρές επιχειρήσεις με λιγότερους από 20 υπαλλήλους, ενώ το σχέδιο Enterprise είναι ιδανικό για μεγαλύτερους οργανισμούς ή ομάδες με περισσότερα από 20 μέλη.

Ωστόσο, τα ποσοστά συνδρομής των δύο προγραμμάτων είναι διαθέσιμα μόνο μέσω προσφοράς. Μπορείτε να στείλετε ένα email στην ομάδα πωλήσεων του FileHold για να λάβετε ένα απόσπασμα για την επιχείρησή σας.

Κάντε λήψη του FileHold

6

Αρχεία M

Το M-Files είναι ένα από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων που είναι διαθέσιμα σήμερα. Είναι πολύ σημαντικό για τη λειτουργία "ανάλυσης αλληλεπικάλυψης", η οποία έχει σχεδιαστεί για την προστασία των χρηστών από την επανάληψη εγγράφων. Πρόκειται για ένα DMS βασισμένο σε σύννεφο. Ως εκ τούτου, υποστηρίζεται τόσο σε επιτραπέζιους υπολογιστές όσο και σε κινητές πλατφόρμες.

Υπάρχουν επίσης ονομαστικές εκδόσεις για υπολογιστές (για Windows 10 / 8.1 / 8/7), καθώς και εφαρμογές για κινητές συσκευές για επιλεγμένες κινητές συσκευές.

Εκτός αυτού, αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για Windows 10 φιλοξενεί μια οργανωμένη αποθήκευση, όπου τα έγγραφα είναι εύχρηστα οργανωμένα και αποθηκευμένα. Αναλύει τις αναζητήσεις εγγράφων, συσχετίζοντας τα ονόματα αρχείων με άλλους σχετικούς δείκτες, όπως ημερομηνίες και έργα. Ως εκ τούτου, το λογισμικό είναι σε θέση να εξαλείψει εύκολα τα διπλά.

Επίσης, η ενοποιημένη πλατφόρμα διευκολύνει την αποτελεσματικότητα του χώρου εργασίας, βελτιώνοντας τα καθήκοντα που εκχωρεί (από τον εργοδότη στους εργαζομένους) και την εκτέλεση και παράδοση εργασιών (από εργαζόμενους σε εργοδότες). Το τελικό αποτέλεσμα είναι η βελτιωμένη παραγωγικότητα.

Επιπλέον, το M-Files είναι ένα ευέλικτο DMS, το οποίο μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί με εργαλεία όπως το MS Office και μια σειρά εργαλείων CRM, όπως το Salesforce. Αυτό το καθιστά ιδανικό για σχεδόν όλους τους τύπους επιχειρήσεων. Επίσης, υπάρχουν τρεις βασικές επιλογές ανάπτυξης που προσφέρονται, μεταξύ των οποίων είναι η on-premise, η σύννεφο και η υβριδική (συνδυασμένη).

Το M-Files προσφέρει δωρεάν δοκιμή ενός μηνός σε νέους χρήστες, μετά την οποία μπορούν εύκολα να αναβαθμίσουν στο επιχειρηματικό σχέδιο, το οποίο προσφέρεται από την προσφορά.

Κατεβάστε αρχεία M

συμπέρασμα

Σήμερα, μειώνεται η χρήση εγγράφων σε χαρτί σε ολόκληρο τον κόσμο, καθώς πολλοί οργανισμοί, σχολεία και κυβερνητικά ιδρύματα προτιμούν την ευκολία της αποθήκευσης χωρίς χαρτί για τη δυσκαμψία αρχείων και φακέλων χαρτιού.

Ως εκ τούτου, υπάρχει συνεχής ζήτηση για τυπικό και ανθεκτικό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων. Όσον αφορά αυτή τη ζήτηση, έχουμε συντάξει μερικά από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά, για να διευκολύνετε τη λήψη αποφάσεων σας, σχετικά με το ποια DMS θα χρησιμοποιηθούν για την επιχείρησή σας.